Digitalisierung in Corona-Zeiten

Neue Herausforderungen gekonnt meistern

Als Reaktion auf das Corona-Virus wurde in großem Umfang Hard- und Software eingerichtet, um Büroarbeit auch von zu Hause aus zu ermöglichen. Und das bisweilen im Hauruck-Verfahren. Dieser Beitrag weist auf mögliche Schwachstellen hin und zeigt auf, wo ggf. Handlungsbedarf besteht um Risiken und Nebenwirkungen zu vermeiden.

Die Situation

Die erste Infektionswelle im Frühjahr 2020 zeigte neben vielen gefährlichen Auswirkungen des Virus auch einige gänzlich unvermutete. So wurde wie selbstverständlich aus den Büros aus- und ins Homeoffice eingezogen. Digitalisierungsgegner, Innovationsskeptiker, Bewahrer … schlicht alle, die es so wollen, wie es immer war, stellten ganz verblüfft fest, dass es auch ganz anders geht, nämlich digital. Und dann noch diese „Nebenwirkungen“. Kein morgendlicher Frust im Stau, kein Gedränge in der Straßenbahn, 2 Stunden mehr Freizeit am Tag. Für manche schien es wie eine Folge von „Welt der Wunder“, als der Büro-Desktop auf dem heimischen PC oder Notebook erschien.

Für alte Homeoffice-Hasen war das normal, aber dort, wo vor Corona die Arbeit im Homeoffice nicht vorgesehen war, war man zunächst froh, dass zu Hause überhaupt gearbeitet werden konnte und der Laden am Laufen blieb. Es wurden dienstliche Emails auf den Heimrechner weitergeleitet, man richtete einen Zugriff zum Firmenserver ein und die neue Webcam wurde gleich mit installiert.

So fühlte man sich technisch gerüstet, man konnte zu Hause bleiben und trotzdem arbeiten. Aber hatte man in der Eile auch an alles gedacht?

Schaut man als mitreisender Beobachter an der einen oder anderen Stelle genauer hin, möchte man die hier und da zu verzeichnende Euphorie ein wenig kanalisieren. Denn es wurde doch manches ad hoc und hemdsärmelig umgesetzt. Corona hat also quasi für eine Hau-Ruck Digitalisierung gesorgt, bei der so manches einfach nicht in dem Maße betrachtet werden konnte, wie es eigentlich nötig gewesen wäre. Verständlicherweise stand zunächst einmal die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes im Vordergrund. Aber die „Nebenbedingungen“ dürfen trotz Corona nicht vernachlässigt werden, denn sonst sorgen sie in der Zukunft für böse Überraschungen. Datenschutz und Datensicherheit, Qualität, Wahrung von Betriebsgeheimnissen, Einhaltung von Compliance-Richtlinien – alles muss im Homeoffice genauso funktionieren wie im Büro.

Und so geht es hier einmal darum, den Blick hinter die „Mattscheibe“ zu werfen und zu schauen, wo mögliche Risiken und Schwachstellen eines „ab ins Homeoffice“ liegen und wie man sie in Zukunft abstellen, oder zumindest entschärfen kann.

Problemfelder

Schnell drängt sich der Verdacht auf, die Anforderungen der DSGVO könnten zu kurz gekommen sein. Denn deren Einhaltung erfordert viel Zeit und Mühe. Wer dienstliche Mails oder Dokumente auf seinem privaten Rechner bearbeitet, verstößt nahezu sicher gegen deren Anforderungen. Denn der adäquate Schutz von persönlichen Daten ist im privaten Umfeld kaum zu leisten. Selbst wenn man Mails und Dokumente wieder löscht, bleiben bisweilen temporäre Dateien zurück, die ebenfalls sensible Daten enthalten können. Und selbst wenn die – vielleicht sogar automatisch – gelöscht würden, könnten Unbefugte sie mit geeigneten Programmen u.U. wieder herstellen. Oder man verliert sein Notebook oder es wird unterwegs gestohlen. Wer personenbezogene Daten bewusst oder unbewusst lokal speichert und nicht vor dem Zugriff Unbefugter schützen kann, muss seine Festplatte verschlüssseln oder mit einem Passwort versehen. Ein weiterer Punkt ist die Sicherung des heimischen Arbeitsgerätes gegen Viren, Würmer und Trojaner. Wer stellt sicher, dass auf dem heimischen PC ein wirksamer professioneller Schutz besteht?

Im Grunde mündet alles in der Frage, ob im Homeoffice auf privat genutzten Rechnern ein dem Firmennetzwerk vergleichbares Sicherheitsniveau gegeben ist? Denn wer konnte sich schon auf die Schnelle mit „Bring your own device“ erschöpfend auseinander setzen?

Eines ist jedenfalls sicher. Ein lokales Arbeiten mit dem Desktop des heimischen PCs ist aus Sicherheitsgründen nicht zu empfehlen. Homeoffice setzt heute eine Terminallösung wie Remote Desktop oder Terminalserver voraus, bei der die Programme in einer sicheren Umgebung laufen und nur die Bildschirmein-/ausgabe auf dem heimischen PC erfolgt. Mittlere und größere Unternehmen arbeiten ohnehin damit, dort ist das keine neue Herausforderung. Bei Unternehmen, die das bislang nicht getan haben, besteht hier sicher Handlungsbedarf.

Eine dagegen vermeintlich simple Technik, mit der sich die Heimarbeiter schnell angefreundet haben, sind Video-Konferenzen als Ersatz für Präsenz-Meetings. Aber auch das ist kein Selbstläufer. Angeschlossen ist die Kamera schnell, aber dann. Die angebotenen Software-Lösungen sind nicht zwingend datenschutzkonform. So ist ggf. ein Auftragsverarbeitungsvertrag separat abzuschließen, der den Anforderungen der DSGVO entspricht? Oder diskutiert man in der Videokonferenz gar über besonders schützenswerte Daten wie Gesundheitsdaten? Dann wird die Aufgabe noch einmal herausfordernder.

Gleiches Thema, nächste Frage. Wo im Heim befindet sich eigentlich der Heimarbeitsplatz? Wird mittels Notebook am Küchentisch gearbeitet und jeder, der daran vorbei kommt, kann einen Blick darauf werfen, wie die Kündigung eines Lieferanten formuliert oder die Krankmeldung eines Mitarbeiters bearbeitet wird? Oder werden auf dem heimischen Drucker gar vertrauliche Dokumente ausgedruckt und dann „vergessen“?

Ist nun die Freude groß, weil es gelungen ist, einen heimischen Arbeitsplatz technisch so zu gestalten, dass er den Anforderungen weitgehend entspricht, lauern an der nächsten Ecke schon die organisatorischen Hemmschuhe des Homeoffice. Unternehmen, die sich vor Corona schon schwer taten zu digitalisieren, „schrammen“ nun ganz besonders auf. Was nützen Homeoffice-Arbeitsplätze, wenn Mitteilungen oder Akten als Schriftstücke im Eingangs-Postkorb auf dem Schreibtisch im Büro ihr Dasein fristen? Da kann man sie von Ferne nicht bearbeiten … und weiterleiten auch nicht. Auch gelingt es nicht, sich mit Kollegen, Vorgesetzten, Projektmitarbeitern etc. auszutauschen. Da helfen dann auch keine Telefon- oder Videokonferenzen, kein Remote Desktop und kein Terminalserver. Game over.

Und so geht es hier schnell ans Eingemachte. Die Geschäftsabläufe laufen plötzlich nicht mehr rund, sie geraten ins Stolpern, treten auf der Stelle, weil notwendiger Input für den nächsten Prozessschritt fehlt. Und da wird aus Spaß wirklich Ernst, denn jetzt gibt es Rückwirkungen auf Fertigstellungstermine, Qualitätszusagen oder Servicelevel, also auf vieles, was den guten Ruf eines Unternehmens als Partner oder Lieferant ausmacht. Nun sind natürlich im Falle von Corona auch die Mitbewerber von der Pandemie betroffen. Aber diejenigen, deren Geschäftsprozesse weitgehend digitalisiert sind und wo die Mitarbeiter mit administrativen Aufgaben ortsunabhängig arbeiten können, sind klar im Vorteil. Diese Unternehmen funktionieren unter den Pandemie-Bedingungen einfach besser. Sie können sich um ihre Kunden kümmern, während andere noch mit dem Einrichten von IT und dem „Erlernen“ von Digitalisierung beschäftigt sind.

Maßnahmen

Was kann man tun, um gegenüber den Innovativen seiner Branche nicht vollends ins Hintertreffen zu geraten? Die Antwort liegt auf der Hand: Selber digitalisieren. Und das möglichst schnell und mit großer Kraftanstrengung. Die Devise heißt jetzt „AK“, mit äußerster Kraft voraus. Denn die Pandemie beschleunigt ohne ablaufende Entwicklungen in Wirtschaft und Gesellschaft wie ein Turbo. Das, was unter Normalbedingungen viele Jahre gebraucht hätte, wird jetzt auf ein oder zwei Jahre zusammengestaucht und erzeugt einen immensen Anpassungsdruck. Besonders augenfällig sind dabei die Entwicklungen im Einzelhandel und bei die Digitalisierung. Wer sich im Einzelhandel mit einem Offline Shop begnügt oder bei der Digitalisierung Nachzügler ist, läuft Gefahr, binnen kürzester Zeit die Chance zum Aufschließen für immer zu verlieren.

Genug der Theorie, packen wir’s an. Wie, das kommt ganz darauf an, welche Voraussetzungen vorliegen, welche Digitalisierungsreife herrscht. Ist z.B. die IT-Infrastruktur nicht vorhanden, um Home- oder mobile Arbeitsplätze einzubinden, wären hier unter Hochdruck Hausaufgaben zu erledigen und die notwendigen Infrastrukturen zu schaffen.

Ist das erledigt, benötigen Homeoffice-Mitarbeiter einen digitalen Zugriff auf sämtliche Informationen und Arbeitsschritte, die sie zur Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen. Die Kernprozesse sind dabei bereits häufig mit einem ERP oder einer Branchensoftware abgedeckt, die üblichen Bürofunktionen werden mit Hilfe von Office-Paketen unterstützt. Dazu kommen weitere Aufgaben, die mittels Software-Inseln – oder manchmal auch gar nicht – abgebildet werden.

Was fehlt jetzt, um ortsunabhängig und im Homeoffice arbeiten zu können? Um vollends digital arbeiten zu können gibt es – ein wenig vereinfacht – folgende Aufgabenfelder:

Dort, wo Arbeitsabläufe durch menschliches Tun geprägt sind, sind die Informationen, die dafür erforderlich sind, digital bereit zu stellen. Das können Wikis, Dokumentenarchive, Nachrichten-Tools, Newsletter, Datenbanken etc. sein, also alles das, was zur Informationsversorgung der Mitarbeiter notwendig ist (die richtige Information zur richtigen Zeit im richtigen Format am richtigen Ort …).

Die Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe des Kerngeschäftes erfordern umfassende softwaretechnische Pendants, sog. digitale Zwillinge. Dort, wo Kernanwendungen Lücken aufweisen oder nicht integriert sind, geht es darum, alle Arbeitsschritte nahtlos miteinander zu verbinden, Anwendungssilos aufzubrechen und Medienbrüche zu überwinden.

In den eher kreativen und kommunikationsintensiven Prozessen wie Abstimmprozessen oder Projektarbeit, Teamorganisation oder Diskussionen sind dagegen Hilfsmittel zur Organisation des miteinander Arbeiten („Social Collaboration“) gefragt.

Wer noch kein Intranet hat, wird nun feststellen, dass ihm eine dafür notwendige Informationsdrehscheibe fehlt, mit der alle arbeiten können. Und wer schon eine hat, frohlockt, dass er bereits die Grundlage für die Umsetzung seiner Digitalisierungsvorhaben hat und nun motiviert an die Arbeit gehen kann.

Wenn nämlich nahezu die gesamte Mannschaft dauerhaft im Homeoffice arbeitet, funktioniert nichts mehr analog, man muss die gesamte Organisation digitalisieren, also die Informationsversorgung, die Prozessunterstützung und die Zusammenarbeit.

Bei der Informationsversorgung muss alles das, was bisher im analogen nachgeschlagen wurde, digitalisiert werden. Dokumente, Kataloge, Anweisungen, Prozessbeschreibungen, schlicht alles, was die Mitarbeiter für ihre tägliche Arbeit brauchen.

Bei den digitalen Zwillingen für die administrativen Aufgaben sind diverse Programme über Schnittstellen miteinander zu verbinden, um alle Prozessschritte nahtlos miteinander zu verknüpfen. Im Bereich der Software-Integration kommt es also darauf an, dass die Intranet-Technologie Schnittstellen für „Gott und Welt“ bereitstellt, um Verbindungslinien zu völlig unterschiedlichen Systemen zu schaffen. Und dort, wo noch Verbindungslinien zu schließen sind, ist es hilfreich, man kann die fehlenden Software-Stücke schnell und unkompliziert erstellen und muss dazu nicht erst bei Adam und Eva bzw. Bit&Byte beginnen.

Bei den kommunikationsintensiven Prozessen müssen Software-Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, mit deren Hilfe die Mitarbeiter gemeinsam arbeiten können. Und damit wird das klassische Intranet spätestens jetzt zum Social Intranet. Gelingt es doch nur mit Gruppen, Chats, Aufgaben und Terminverwaltung, gemeinsamen Dateiablagen, virtuellen Projekträumen etc. die Zusammenarbeit verteilter Mitarbeiter vernünftig zu organisieren.

Wie nun umsetzen?

Für die Informationsversorgung kommen zunächst die Systeme in Betracht, die bereits im Einsatz sind, z.B. ein Dokumenten oder Content Management. Dort wo es Lücken gibt, lassen sie sich mit einer Plattform wie Intrexx schnell und einfach realisieren.

Aus eigener Erfahrung als Intrexx-Partner bietet sich für die Verbindung von Fremdsystemen, für die Visualisierung der Oberfläche und das Erstellen noch fehlender Software-Bausteine ebenfalls das „klassische“ Intrexx an. Mit Hilfe von Connectoren lassen sich nahezu beliebige Fremdsystem anschließen und mit Hilfe seiner Low Code-Fähigkeit eignet sich Intrexx auf besondere Weise, Lücken im Prozessablauf oder der Informationsverteilung mit Hilfe von Applikationen schnell zu schließen. Auf diese Weise bekommen die Mitarbeiter einen „Digital Workplace“ an die Hand, eine Oberfläche für alle administrativen oder informationslastigen Aufgaben im Unternehmen.

Für die kommunikationslastigen Prozesse des Social Intranet bietet sich mit seinen Gruppen, Chats, Projekträumen etc. dagegen Intrexx Share an. Dessen Tools, mit in den „Digital Workplace“ eingebunden, sorgen so für eine einheitliche Arbeitsplattform, die sämtliche Aufgaben im Unternehmen unterstützt.

Der Charme daran: Man erstellt nicht nur für den Anwender eine einheitliche Digitalisierungs-Oberfläche („Digital Workplace“), sondern hat auch eine einheitliche Plattform für die Digitalisierungsexperten, für die Ersteller und Entwickler. Das ist Informationsverteilung, Prozessintegration, Zusammenarbeit und Anwendungsentwicklung aus einem Guss. Denn da sollte man sich keinen Illusionen hingeben. Digitalisierung ist schon konzeptionell, also noch weit vor der IT, bereits eine Herausforderung. Da ist es schon sehr hilfreich, wenn man anschließend mit dem Beherrschen einer einzigen Plattform alle wesentlichen Anforderungen abdecken kann. Und Digitalisierung ist immer auch individuell. Irgendwo sind immer Software-Verbindungsstücke in Form von Anwendungen zu erstellen. Und das geht mit Intrexx eben besonders schnell („Low Code Developement“). War das schon vor Corona ein großer Pluspunkt, gewinnt er nun noch weiter an Bedeutung, wo es doch verstärkt auf Geschwindigkeit ankommt. So gesehen, kommt Intrexx als Multitalent für die Digitalisierung, gerade zur rechten Zeit.

Beruhigt sich die Lage wieder, wenn Corona im Griff ist? Nein, damit ist überhaupt nicht zu rechnen. Es wird weiterhin Druck auf die Digitalisierung und den Weg ins Homeoffice geben. Denn der Gewinn an Lebensqualität, wenn tageweise im Homeoffice gearbeitet werden kann, ist mit Geld nicht aufzuwiegen. So spielt die Frage nach der Homeoffice-Möglichkeit schon jetzt eine immer größere Rolle in Bewerbungsgesprächen. Und nicht nur da. In Zeiten von Fachkräftemangel kann man schon mal den (sperrigen) Arbeitgeber wechseln und neben dem höheren Gehalt die Möglichkeit zur Heimarbeit gleich mitnehmen. An der Digitalisierung führt deshalb so oder so kein Weg vorbei. Wer sich nicht jetzt bewegt hat, hat schon verloren.